Consacrez-vous beaucoup de temps à la gestion de vos e-mails chaque jour ? Nombreux sont ceux qui sont submergés par les messages électroniques. Pourtant le courrier électronique est incontournable dans notre communication professionnelle voire personnelle. Entre trier les emails, passer au crible les spams, créer les bonnes réponses et garder un œil sur les messages qui nécessitent un suivi, s’occuper de sa boîte de réception peut être un travail en soi. Alors, comment gérer ses mails professionnels ou personnels efficacement ? Voici quelques conseils simples à mettre en place pour empêcher le courrier électronique d’affecter notre productivité et de vous faire perdre votre temps.
La première chose à faire pour se lancer dans la gestion efficace de votre boîte de réception est de supprimer les messages dont vous n’avez plus besoin. Pensez à signaler en « spam » tout ce qui vous semble inconnu ou forcé. Si vous utilisez la messagerie Gmail, tous les messages supprimés restent dans la corbeille pendant 30 jours. Passé ce délai, ils sont définitivement supprimés et par conséquent irrécupérables.
Nous recevons tous chaque jour de nombreuses newsletters qui encombrent notre boîte de messagerie et généralement peu d’entre elles nous sont vraiment utiles. Désabonnez-vous de toutes les newsletters que vous ne lisez pas régulièrement, ça vous évitera d’avoir à supprimer chaque newsletter que vous recevez. Allez-y ! Ouvrez votre messagerie, recherchez les newsletters que vous n’avez pas lu depuis les 2 ou 3 dernières éditions et désabonnez-vous. Il existe certains outils pour vous désinscrire en masse à vos newsletters. Pour les prochaines fois, pensez à vous abonner uniquement aux e-mails que vous voulez vraiment voir dans votre boîte de réception. Faites attention à ne pas laisser accidentellement la case « abonnement à la newsletter » cochée lorsque vous vous inscrivez à un site Web.
Créer des étiquettes pour des types d’e-mails similaires
Maintenant que vous avez supprimé les éléments non essentiels, il est temps d’organiser vos e-mails à l’aide d’étiquettes, dossiers et catégories pour les rendre faciles à trouver et à traiter. Il sera alors plus simple de localiser les e-mails importants et spécifiques au moment où vous en aurez besoin.
Hiérarchisez, regroupez, filtrez et triez les e-mails en catégories. Vous pouvez également créer des catégories parentes et des sous-catégories pour divers projets ou clients. Les étiquettes peuvent être utilisées pour créer un système de dossiers personnalisé dans votre boîte de réception. Nommez-les par catégorie, client, projet ou tout ce que vous désirez. Il n’y a pas de règle, chaque personne est différente et a ses préférences personnelles. Choisissez ce qui marche le mieux pour vous.
Sur Gmail, vous verrez « gérer les étiquettes » sous l’onglet « catégories ». Cliquez sur « créer une nouvelle étiquette » en dessous.
Filtres définis automatiquement pour certains expéditeurs
En créant des filtres d’e-mails, vos e-messages entrants peuvent être triés, étiquetés ou marqués pour vous en fonction de vos critères définis. De cette façon, vous ne manquerez pas les e-mails importants d’un destinataire spécifique.
Ces filtres s’occupent de ce que vous souhaitez faire manuellement avec tout e-mail entrant, que ce soit pour l’envoyer dans le dossier approprié ou le vider dans la corbeille. Il est facile de configurer des filtres dans Gmail par exemple. Ils peuvent être utilisés pour regrouper automatiquement les messages par projet ou nom de client en fonction de mots-clés, de pièces jointes ou d’objet spécifiques.
Lire et répondre aux e-mails à une heure fixe chaque jour
Nous ressentons souvent le besoin de vérifier votre boîte de réception, toutes les trente minutes environ. Or, surveiller constamment sa boîte de réception peut devenir une très mauvaise habitude en ce qui concerne l’optimisation du temps. De plus, cela crée un stress lié à la gestion des emails. N’hésitez d’ailleurs pas à lire mon article gérer son stress en freelance.
Pour éviter ces problèmes, planifiez un moment stratégique pour vous occuper de vos e-mails, idéalement à la même heure chaque jour. Et pendant que vous faites cela, assurez-vous que vous n’êtes pas multitâche, c’est-à-dire que vous ne faites pas plusieurs choses en même temps. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur d’autres tâches sans le sentiment constant que vous devriez vérifier vos e-mails.
Assurez-vous également de réserver quelques minutes chaque jour pour nettoyer votre boîte de réception.
Signaler les messages importants auxquels vous ne pouvez pas répondre tout de suite
Dans le cas des e-mails pour lesquels vous n’avez pas le temps de répondre tout de suite, signalez-les et revenez-y lorsque vous le pourrez. Vous pouvez choisir une heure spécifique le vendredi pour tout faire en une seule fois. Vous pourrez alors tout recommencer à zéro le lundi.
Créer et partager des modèles d’e-mails
Vous vous retrouvez souvent à taper le même message encore et encore ? Les modèles d’e-mails peuvent être un excellent moyen pour vous de gagner du temps. La plupart des services de messagerie offrent des moyens natifs d’enregistrer des e-mails en tant que modèles. Créez différentes catégories en fonction des types de réponses que vous envoyez. Il est possible de les personnaliser en conséquence pour diverses réponses.
Avoir une signature définie sur ses e-mails
Afin de ne pas avoir à écrire votre nom à chaque fois, préparez une signature définie sur vos emails. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur la rédaction et l’envoi d’e-mails beaucoup plus rapidement. C’est également un moyen simple mais efficace d’améliorer votre marque et vos efforts de marketing. Avec les signatures électroniques, vous pouvez promouvoir votre entreprise, rediriger les destinataires vers les pages de votre site ou vos comptes de réseaux sociaux préférés, annoncer les événements à venir et plus encore.
Désactiver les notifications
Si vous recevez actuellement des e-mails de notification des réseaux sociaux, vous devez savoir la place que cela prend dans votre boîte de réception ! Connectez-vous à votre compte Instagram et désactivez toutes les notifications par e-mail. Faites de même pour tous vos réseaux. Cela débarrassera votre boîte de réception de nombreux e-mails chaque mois. Faites la même chose pour tout autre type de notification d’application par e-mail.
Apprendre à gérer ses mails
La gestion efficace de votre boîte de réception peut grandement contribuer à vous rendre plus efficace dans l’ensemble. Avec l’aide des astuces abordées dans cet article, vous êtes sur la bonne voie pour apprivoiser votre boîte de réception. Mais si vous voulez approfondir ce sujet, je vous propose de découvrir une formation en ligne du Canadien Matthieu Desroches, formateur en organisation et productivité accrédité par la National Association Of Productivity and Organizing Professionnals.
La méthode zéro courriel est une formation en ligne pour optimiser votre gestion de courriels et retrouver la sérénité d’une boîte de réception vide en moins de 1 heure par jour. Le prix de cette méthode est de 347 $ canadiens, ce qui équivaut à environ 237 euros. Elle est composée de 3 modules et 20 leçons plus 4 vidéos bonus, du guide officiel du cours avec plus de 50 pages de notes et exercices et d’un certificat de participation officiel reconnu par Emploi-Québec.
Mais avant de vous engager, Matthieu Desroche propose un Webinaire GRATUIT pour tous ceux qui souhaitent optimiser leur gestion des emails et reprendre le contrôle de leur boîte de réception.
